Сарадња Републичког завода за статистику са свим даваоцима података је изузетно важна јер све статистичке податке и показатеље Завод производи на основу истраживања и активности којима прикупља податаке од домаћинстава, појединаца, пословних субјеката или их преузима из база података административних извора. Темељ на коме почива ова сарадња је повјерење извјештајних јединица у процес производње статистике у коме  подаци које достављају Заводу остају повјерљиви, сигурни и заштићени током прикупљања, обраде, анализе и дисеминације статистике.

Подаци који су прикупљени, обрађени и сачувани, сматрају се повјерљивим ако је путем тих података могуће непосредно или посредно идентификовати извјештајне јединице, чиме се откривају појединачни подаци. Извјештајна јединица се непосредно идентификује путем адресе, односно путем додијељеног идентификационог броја. Посредна идентификација је утврђивање идентитета извјештајне јединице путем дедукције, узимајући у обзир све мјере да би се идентификовала извјештајна јединица. Повјерљивим подацима се сматрају подаци за извјештајну  јединицу или групу која се састоји од најмање три извјештајне јединице, гдје удио једне јединице у групи прелази 85%.

Статистичка повјерљивост је темељно начело уграђено у Закон о статистици Републике Српске (чланови 25-29) („Службени гласник Републике Српске", број 85/03) који уређује област производње званичне статистике у Републици Српској. Током извршења задатака који су одређени овим Законом, Завод поступа и у складу са Законом о заштити личних података БиХ („Службени гласник БиХ", број 49/06, 76/11 и 89/11). Примјена основних начела статистичке повјерљивости, те организација, поступак и  мјере за заштиту повјерљивих података у Заводу, уређени су Правилником о заштити повјерљивих података.

Примјена начела статистичке повјерљивости у Заводу осигурава се путем:

     - коришћења података прикупљених од извјештајних јединица искључиво у статистичке сврхе;

     - примјене прописаних услова и начина размјене и давања повјерљивих података;

     - примјене метода и мјера заштите повјерљивих података.

Коришћење података искључиво у статистичке сврхе

Све податке са индивидуалним обиљежјима, прикупљене од извјештајних јединица, Завод користи искључиво у статистичке сврхе. То значи да се повјерљиви подаци не могу користити за  административне намјене, поготово ако би давање таквих података могло, на посредан или непосредан начин, проузроковати административну посљедицу за лица или пословне субјекте, тј. извјештајне статистичке јединице.

За повјерљивост прикупљених података гарантује Завод, а извјештајне јединице су на одговарајући начин информисане о намјени статистичког  истраживања, поготово ако су питању повјерљиви подаци.

Размјена и давање повјерљивих података

Заштићене статистичке податке није могуће добити за нестатистичку намјену. Намјена,  за коју  је изузетно, могуће добити и користити заштићене статистичке податке, је статистичко-аналитички и научноистраживачки задатак.

У оквиру статистичког система у Босни и Херцеговини могу се размјењивати статистички подаци, и то у облику који је неопходан за остварење Статистичког програма Републике Српске и БиХ. Под условима регулисаним важећим законским и подзаконским прописима, могу се размјењивати само деиндивидуализирани подаци, односно индивидуални подаци, који су промијењени тако да из њих није могуће одредити статистичку јединицу.

Приступ индивидуалним подацима за научноистраживачке намјене може се, након потписивања уговора и изјаве о заштити података, дозволити у облику микроподатка и то искључиво регистрованим научноистраживачким институцијама и регистрованим истраживачима који се баве науком као својом основном дјелатношћу.

Методе и мјере заштите повјерљивих података

Статистичка заштита

Статистичком заштитом заштићују се оне табеле с подацима чије би откривање или објављивање открило такве пословне и личне податке који би могли проузроковати угрожавање пословне тајне  пословног субјекта или  приватност физичког лица као статистичке јединице.

Да би се смањио ризик од идентификације индивидуалних података на најмању мјеру, предузимају се технике сажимања (редукције) података и прикривања података путем прешифрирања, микроагрегирања, прикривања изабраном случајном вриједношћу и сличних поступака, при чему се води рачуна да се битно не угрози квалитет података. Одговарајућом ознаком у табелама се штите ћелије с подацима за мање од три статистичке јединице, ако  је из њих могуће идентификовати статистичку јединицу (примарно прикривање података), као и агрегати са више извјештајних статистичких јединица, како би се онемогућило откривање повјерљивих података додатним повратним рачунањем (секундарно прикривање података). Поред наведених случаја заштите, користи се и „правило доминације или концентрације" према којем се повјерљиви подаци прикривају ако удио  једне  статистичке  јединице  у агрегату прелази 85%.

Поштовање начела статистичке повјерљивости не спречава дисеминацију података када објављивање писмено одобри статистичка јединица на коју се подаци односе.

Организационе мјере заштите података

Сви запослени у Заводу дужни су да чувају тајност и повјерљивост података.

Према Закону о статистици Републике Српске (члан 32), незаконито и свјесно излажење у јавност са повјерљивим информацијама од стране лица које у обављању свог посла има приступ повјерљивим подацима, чини прекршај који се кажњава новчаном казном. Такође, повреда одредаба Правилника о заштити повјерљивих података и неспровођење мјера заштите тајности повјерљивих података представља тежу повреду радне обавезе за коју се запосленом може изрећи дисциплинска мјера престанка радног односа.

Сваки запослени, без изузетка, појединачно потписује Изјаву о чувању и заштити тајности  повјерљивих података на основу које потврђује да је упознат са прописима  о заштити података, обавезом чувања повјерљивих података, те са одговорностима и санкцијама које ће сносити уколико не чува или открије повјерљиве податке неовлашћеним особама, у току и након престанка радног односа.

Изјаву о чувању и заштити тајности повјерљивих података дужна су потписати и трећа лица која по природи посла могу доћи у додир са заштићеним статистичким подацима, те на основу те изјаве или посебне клаузуле у уговору, преузимају одговорност за чување тајности повјерљивих података у које су имали увид.

Организационе мјере заштите података подразумијевају и ограничавање  приступа заштићеним просторима у Заводу те осигуравање ограниченог приступа подацима и документима путем видео или електронског надзора, затварања просторија у одсутности, коришћења лозинки на радним станицама, одговарајућег архивирања радних материјала те електронске заштите примјеном посебних софвера.

Архивирање и уништавање података

Након завршене обраде, штампани материјали из статистичких истраживања (упитници, адресне листе са идентификацијским бројем) уништавају се према роковима утврђеним Правилником о канцеларијском  и архивском пословању у Заводу.

Подаци из статистичких истраживања које достављају статистичке извјештајне јединице архивирају се у  електронском облику без идентификатора. Израда електронских архивских копија проводи се у складу са стандардним процедурама за архивирање једном годишње, ако за поједине случајеве није друкчије одређено.

Уколико се електронски подаци бришу или уништавају (у зависности од медија на којем су архивирани), брисање или уништавање се  извршава на начин да се онемогући рестаурација свих или дијела брисаних података.

Мјере унапређења заштите повјерљивих података

Прилагођавање званичне статистике стандардима у области заштите повјерљивих података један је од оперативних циљева Стратегије развоја статистике Републике Српске 2030 и укључује:

     - координисање активности за статистичку повјерљивост и приступ микроподацима;

     - примјену савремених методолошких рјешења заштите података;

     - развој интегрисаног, услужно оријентисаног система приступа подацима и

     - унапређење ИТ сигурносне политике, заштита опреме и података.